От «кадрового отдела» к HR-сервисам: на что способен HR-сервис

20 декабря 2021
Иван Зайцев
/ руководитель отдела методологии IBS Advanced Outsourcing

Пандемия оставила цифровой след практически во всех индустриях. Переход на удаленный режим работы, пересмотр штатного расписания, сокращения или массовый набор сотрудников для выполнения новых задач стали вызовом для многих компаний. Особенно непросто пришлось тем, кто только запустил процессы цифровизации. Однако там, где одни видят трудности, другие — открывают для себя возможности.

По данным РБК+ в России каждая пятая компания в ближайшие несколько лет планирует полностью автоматизировать процесс найма персонала. По прогнозам TalentTech, объем российского HR-рынка будет расти именно за счёт онлайн- и технологического сегментов и увеличится до 34 млрд руб. к 2025 году. В частности, онлайн-сегмент может вырасти до 24,7 млрд руб.

Сейчас HR — одно из важнейших направлений деятельности любой компании. «Кадровики» сделали переход от простого делопроизводителя к полноценному партнеру, который влияет на развитие бизнеса и часто инициирует его новые направления. HR-служба может заниматься не только поиском, подбором сотрудников и их оформлением в штат, но и работой с эффективностью персонала, организацией обучения, мотивацией и развитием, формированием корпоративной культуры и имиджа компании как работодателя. Именно этим HR-департаменты отличаются от традиционных отделов кадров, которые, как правило, занимаются в основном только документацией.

Работу HR-специалистов можно разделить на три больших блока:

  • рекрутинг (сервисы для поиска и подбора соискателей);
  • кадровый учёт (инструменты для автоматизации расчета заработной платы, налогов и прочих кадровых расходов);
  • управление талантами (системы мониторинга и поддержания эффективности сотрудников).

Управление человеческими ресурсами — важная составляющая бизнес-процессов, со своими правилами, инструментами и методами. Незнание или непонимание специфики может и навредить, а вот грамотное использование HR способно повысить привлекательность компании для соискателей и лояльность текущих сотрудников. В итоге растет конкурентоспособность компании на рынке, в ряде случаев и инвестиционная привлекательность.

Современный HR — это больше, чем кадровое администрирование и выстраивание взаимоотношений в коллективе. Это системный подход к ведению бизнеса, помогающий достичь стратегических целей.

Функции и задачи HR, которые часто передают на аутсорсинг

С учётом роста рынка, новых трендов в работе с человеческим капиталом, а также внедрения смешанного или полностью удалённого режима работы, мы в IBS отмечаем повышенный спрос на аутсорсинг целых учётных функций. Чаще всего речь идёт о транзакционных процессах — кадровом делопроизводстве, администрировании и расчёте заработной платы.

На аутсорсинг передают и более обширные направления, например, создание единого сквозного процесса от найма до увольнения (hire-to-retire) со всеми подпроцессами и их автоматизацию.

Использование сервисной модели позволяет компаниям уйти от необходимости содержать свой штат специалистов, и единственной задачей остается выстраивание отношений с контрагентом, который на аутсорсинге профессионально и с максимальной заинтересованностью в результате выполняет HR-функционал.

Аутсорсинг — это возможность передать бизнес-процессы в части управления финансами, персоналом, логистикой и данными надежному партнеру, чья деятельность логично и естественно встраивается в работу компании. При этом бизнес получает возможность эффективнее использовать важнейший и невозобновляемый ресурс — время.

Вектор на аутсорсинг, автоматизацию HR-функций, внедрение систем для аналитики, позволяющих в любой момент времени получить требуемую информацию для принятия того или иного решения в отношении персонала, и фокус на повышение эффективности бизнес-процессов в итоге позволяют сконцентрироваться на решении более глобальных бизнес-задач.

HR как сервис: возможности и эффективность

Успешность бизнеса во многом определяют клиентоориентированность и улучшение клиентского/пользовательского опыта. То есть работа с людьми — сотрудниками, заказчиками, а также развитие коммуникаций на всех уровнях. Чем четче и стройнее будут выстроены рабочие процессы, тем ниже репутационные и финансовые риски, ведь ошибки во взаимодействии с персоналом или клиентами могут обойтись довольно дорого.

Под использованием сервисной модели управления в HR подразумевается передача основных, рутинных или даже всех HR-функций на аутсорсинг компании-партнеру. В результате рабочие процессы будут организованы таким образом, чтобы предоставить сотрудникам компании доступ к каталогу услуг и сервисов, в которых они нуждаются в процессе своей ежедневной деятельности для упрощения и облегчения их работы.

Например, партнер-аутсорсер может взять на себя РЗП и другие выплаты сотрудникам, кадровое делопроизводство, ведение воинского и миграционного учета в соответствии с требованиями законодательства РФ и многое другое.

Аутсорсер может помочь выстроить эффективное управление полным «жизненным циклом сотрудника» — от момента подбора на вакансию до расторжения трудового договора. Максимально простой и прозрачный подбор персонала помогает грамотно построить работу и наладить обработку большого количества резюме, а открытая статистика и автоматизация на всех этапах — повышает качество HR-процессов без дополнительных финансовых затрат. Уже зарекомендовала себя методика подбора персонала с помощью искусственного интеллекта.

При передаче функций на аутсорсинг, бизнес «бонусом» получает максимально эффективные и технологичные решения.

Внедрение корпоративной IT-системы позволяет сотруднику экономить время на посещении кадрового отдела и упрощает многие рабочие процессы. Для получения справки или документа, сотруднику может быть достаточно создать электронное обращение или зайти на корпоративный портал, скачать нужный документ или отправить мгновенный запрос в HR-службу. Если же представительства организации распределены и HR-сотрудники не присутствуют на своих рабочих местах физически, такая система закрывает сразу множество вопросов.

Внедрение сервисной модели позволяет компаниям быстро адаптироваться под изменения внешней бизнес-среды, что обеспечивает их высокую гибкость и маневренность.

Преимущества сервисной модели для HR-функции

Сервисная модель для HR-функции позволяет:

  • Снизить трудозатраты на рутинные операции и увеличить результативность HR-процессов

Команда специалистов оперативно выдает справки, обрабатывает входящие и исходящие документы, ведет расчеты и др. Все процессы прозрачны, что положительно влияет на репутацию HR и компании в целом.

  • Повысить эффективность внутренних коммуникаций по организационным вопросам

Благодаря системе учета кадров и общей базе данных каждый сотрудник оперативно может получить необходимую информацию (согласно уровню доступа). Как следствие, лояльность персонала к компании растёт.

  • Уменьшить количество ошибок сотрудников HR в различных отчетах: по учету рабочего времени, заработной плате, налоговых отчислениях и пр.

Документация готовится по утвержденным шаблонам, которые автоматически обновляются, как только в законодательстве происходят изменения. То есть не придется платить штрафы за нарушения по причине человеческого фактора.

  • Эффективно управлять персоналом из любой точки планеты

Сотрудникам HR-службы необязательно быть в офисе, чтобы решать кадровые вопросы. Некоторые функции могут быть доступны и в мобильных приложениях с удобными интерфейсами.

Кроме того, сервисная модель HR позволит анализировать микроклимат в коллективе. За счет этого можно предотвратить уход ключевых сотрудников из компании или просчитать вероятность прохождения новичками испытательного срока.

Настоящее и будущее HR-сервиса

В 2020 году, когда привычный мир перевернулся и бизнесу пришлось в оперативном режиме решать не только финансовые, но и кадровые проблемы, значение HR-служб выросло многократно.

Новое поколение сотрудников ждет от работодателя не только понятных условий сотрудничества и возможностей для реализации своего потенциала, но также для него как никогда важны условия труда, комфорт, оперативность во взаимодействии с коллегами, клиентами, партнерами. Руководители компаний, в свою очередь, заинтересованы в повышении эффективности бизнес-процессов, в том числе в сфере HR.

Удовлетворить оба этих запроса поможет сервисная модель для HR-функций:

  • Компания получает выстроенный технологичный процесс, который позволяет эффективно управлять всеми этапами работы HR-службы и, как правило, снижает при этом стоимость всех опций без потери качества;
  • Сотрудники получают удобные и понятные алгоритмы взаимодействия внутри компании и чувствуют себя более комфортно.

Опыт IBS показывает, что внедрение инновационных технологий в HR и передача основных HR-функций на аутсорсинг способствуют более эффективному и динамичному развитию бизнеса.

Источник: Директор по персоналу

Другие новости