Интеграция ERP-систем в ритейле: вызовы и решения

Внедрение ERP-системы в ритейле — сложный процесс, требующий не только технических знаний, но и глубокого понимания специфики отрасли. Как грамотно подойти к этой задаче, чтобы она была реализована максимально бесшовно и быстро.

Обязательный набор функций ERP для ритейла

ERP (Enterprise Resource Planning, система планирования ресурсов предприятия) — это комплексное программное обеспечение, объединяющее все ключевые бизнес-процессы компании в единую систему.

Какой функциональностью должна обладать ERP для ритейла:

Управление продажами. Система предоставляет данные о движении товаров, ценах, скидках, анализирует покупательское поведение и результаты акций, что помогает принять обоснованные управленческие решения.

Управление запасами. Отслеживание остатков на складах и в магазинах, автоматическое планирование закупок в реальном времени, оптимизация этого процесса на основе исторических данных и прогноза спроса.

Контроль за финансовыми потоками. Управление затратами, планирование бюджета, контроль за выполнением финансовых планов.

Аналитика и отчетность в реальном времени.

Какие ERP-системы внедряют в ритейле

ERP-системы можно классифицировать по их функциональности и уровню адаптации под бизнес-процессы компании (коробочные решения, модульные, отраслевые, кастомизированные), а также по отраслевой специфике и масштабам бизнеса.

ERP-системы для оптовой торговли должны включать функции управления цепочками поставок (SCM), складским учетом, движением товаров и запасов. Важную роль играют модули управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM) и частично CRM-функции (управление заказами, клиентской базой, прогнозирование спроса и планирование продаж).

В розничной торговле важна интеграция с кассовым оборудованием, управление мерчандайзингом, программами лояльности. При наличии собственного производства система должна поддерживать производственные функции (рецептурное производство в продуктовых магазинах и аптеках, сборочные процессы в непродуктовой рознице).

Для крупного бизнеса важны сложные ERP-решения с расширенными возможностями кастомизации, тогда как средний бизнес может использовать коробочные решения с базовыми функциями для автоматизации ключевых процессов.

Если говорить про конкретные платформы, то, по данным TAdviser, в 2024 году на российском рынке поставщиков ERP-систем компания «1С» занимает первое место по количеству реализованных проектов с долей около 45%. Вторую позицию удерживает Microsoft (14,5%). На третьем месте корпорация «Галактика» (12%). Ранее ведущая компания SAP теперь занимает четвертое место (11%).

Основные сложности интеграции ERP-систем в ритейле

1. Разнородная ИТ- инфраструктура

Часто ритейлеры уже используют различные решения для управления бизнес-процессами (CRM, SRM, HRM, BI, WMS и TMS). ERP-система должна бесшовно взаимодействовать со всей ИТ-инфраструктурой, в том числе с торговым оборудованием.

Проблемы:

• Нестыковка данных. Разные системы могут хранить информацию в различных форматах или использовать различные БД. Это создает сложности при передаче данных и их синхронизации.
• Интеграция API. API могут различаться по своей структуре и возможностям, что потребует дополнительных усилий по адаптации.

Решения: Использование интеграционных платформ. Создание унифицированных API для всех систем, которые будут обеспечивать совместимость и упрощать обмен данными между приложениями.

2. Неполная совместимость с существующими бизнес-процессами

Проблемы:

• Необходимость адаптации бизнес-процессов под логику конкретной ERP. Например, система «1С: ERP Управление торговлей» предлагает определенные шаблоны для управления запасами и продажами, которые могут не полностью соответствовать текущей модели работы компании.
• Необходимость кастомизации. Иногда стандартных функций ERP недостаточно для нужд бизнеса, и приходится заказывать разработку дополнительных модулей, что увеличивает сложность внедрения и сроки проекта.

Решение: Анализ и оптимизация бизнес-процессов перед внедрением ERP-системы.

3. Координация между подразделениями

Проблемы:

• Разные интересы и цели. Подразделения могут иметь разные приоритеты и видение того, как должны быть настроены процессы, что может вызывать конфликты при интеграции ERP.
• Плохая коммуникация. Недостаточная коммуникация между командами IT и бизнес-руководителями приводит к тому, что система будет настроена некорректно и не сможет полностью удовлетворить потребности компании.

Решение:Формирование рабочей группы, состоящей из представителей всех ключевых подразделений, которые смогут согласовать общие цели и подходы к интеграции.

4. Обучение персонала и адаптация сотрудников

Проблемы:

• Недостаточное обучение. Внедрение ERP часто сопровождается масштабными изменениями, и если обучение не будет проведено на должном уровне, сотрудники могут не справится с новыми задачами.
• Сопротивление изменениям. Изменение привычных рабочих процессов вызывает стресс у персонала, особенно если сотрудники не видят немедленных улучшений.

Решение: Разработка программ обучения и назначение внутренних «амбассадоров» или тренеров, помогающих коллегам адаптироваться к новой системе и ответят на их вопросы.

5. Долгие сроки внедрения

Проблемы:

• Срыв сроков. Из-за сложности проекта сроки внедрения могут постоянно сдвигаться, что мешает компании реализовать намеченные бизнес-цели.
• Нарушение работы компании. В период перехода на новую систему возможны сбои в работе бизнес-процессов, что может привести к временным потерям данных или проблемам с обслуживанием клиентов.

Решения: Планирование и этапность внедрения с четкими сроками и целями. Применение модульной архитектуры. Использование современных технологий управления проектами.

6. Стоимость внедрения и скрытые затраты

Проблемы:

• Непредвиденные затраты. Помимо затрат на лицензии и техническую интеграцию могут возникнуть дополнительные затраты на доработку и настройку системы, обучение персонала, которые не были учтены в начальной смете.
• Затраты на техническую поддержку и обновления.

Решения: Анализ возможных затрат на внедрение с формированием резервного бюджета на непредвиденные расходы. Планирование постоянной поддержки. Можно рассмотреть облачные ERP, которые требуют меньших инвестиций в инфраструктуру и могут быть быстрее масштабированы по мере роста бизнеса, позволяют оперативнее и проще интегрировать различные системы.

Читать подробнее о проектном опыте