Электронная транспортная накладная: как подготовить SAP и «1С»

Ключевые изменения:

• Обмен данными между всеми участниками цепочки — через операторов электронных перевозочных документов (ЭПД) и единую государственную информационную систему ГИС ЭПД
• Подписание — исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)
• Хранение электронных документов — 3–5 лет

Рекомендованные действия:

• Выбрать оператора ЭПД из числа аккредитованных Минтрансом и заключить договор
• Зарегистрироваться в ГИС ЭПД через оператора
• Подготовить УКЭП для сотрудников и машиночитаемые доверенности
• Добавить в договоры с партнерами возможность электронного обмена документами
• Узнать операторов контрагентов и при необходимости настроить роуминг
• Интегрировать ЭТрН в учетные системы, чтобы не снижать уровень автоматизации

Напишите нам

Подготовка SAP

В стандарте SAP нет типового решения для ЭТрН, поэтому можно выбрать один из двух вариантов:

1. Самостоятельный путь
   1. Ручной ввод в личном кабинете оператора. Подходит при небольшом количестве операций, а также в качестве временной меры. Минусы — параллельный учет в двух системах и риск ошибок.
   2. Собственная разработка. Учитывает особенности бизнеса, но требует значительных ресурсов, времени и последующей поддержки.
2. Использование готовых рыночных решений
   Операторы ЭПД предлагают готовые модули для ЭТрН. Это быстрее, чем разработка с нуля, но возникает привязка к одному оператору. Более гибкий вариант — комплексные продукты, например, решение IBS, которое встраивается непосредственно в SAP и позволяет работать в привычном интерфейсе без переключения в кабинеты операторов.

Подготовка «1С»

В программных продуктах «1С» переход на ЭТрН осуществляется через подсистему «Библиотека электронных документов», встроенную в большинство типовых конфигураций.

Способы внедрения в сжатые сроки:

• Полное обновление конфигурации (предпочтительный вариант). Для слабо кастомизированных систем — относительно просто. Для сильно доработанных или старых версий — потребуется несколько итераций и технологические окна.
• Обновление только подсистемы «Библиотека электронных документов».
• Использование промежуточной базы, которая обменивается данными с основной базой через механизмы интеграции. Можно начать работать с ЭТрН сразу, а параллельно готовить обновление конфигурации.

IBS предлагает пройти экспресс-анализ и оценить возможности быстрого внедрения ЭТрН в процессы компании.