Электронная транспортная накладная: как подготовить SAP и «1С»

Ключевые изменения:

• Обмен данными между всеми участниками цепочки — через операторов электронных перевозочных документов (ЭПД) и единую государственную информационную систему ГИС ЭПД

• Подписание — исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)

• Хранение электронных документов — 3–5 лет

Рекомендованные действия:

• Выбрать оператора ЭПД из числа аккредитованных Минтрансом и заключить договор

• Зарегистрироваться в ГИС ЭПД через оператора

• Подготовить УКЭП для сотрудников и машиночитаемые доверенности

• Добавить в договоры с партнерами возможность электронного обмена документами

• Узнать операторов контрагентов и при необходимости настроить роуминг

• Интегрировать ЭТрН в учетные системы, чтобы не снижать уровень автоматизации

Подготовка SAP

В стандарте SAP нет типового решения для ЭТрН, поэтому можно выбрать один из двух вариантов:

1. Самостоятельный путь

   1. Ручной ввод в личном кабинете оператора. Подходит при небольшом количестве операций, а также в качестве временной меры. Минусы — параллельный учет в двух системах и риск ошибок.

   2. Собственная разработка. Учитывает особенности бизнеса, но требует значительных ресурсов, времени и последующей поддержки.

2. Использование готовых рыночных решений

   Операторы ЭПД предлагают готовые модули для ЭТрН. Это быстрее, чем разработка с нуля, но возникает привязка к одному оператору. Более гибкий вариант — комплексные продукты, например, решение IBS, которое встраивается непосредственно в SAP и позволяет работать в привычном интерфейсе без переключения в кабинеты операторов.

Подготовка «1С»

В программных продуктах «1С» переход на ЭТрН осуществляется через подсистему «Библиотека электронных документов», встроенную в большинство типовых конфигураций.

Способы внедрения в сжатые сроки:

• Полное обновление конфигурации (предпочтительный вариант). Для слабо кастомизированных систем — относительно просто. Для сильно доработанных или старых версий — потребуется несколько итераций и технологические окна.

• Обновление только подсистемы «Библиотека электронных документов».

• Использование промежуточной базы, которая обменивается данными с основной базой через механизмы интеграции. Можно начать работать с ЭТрН сразу, а параллельно готовить обновление конфигурации.

IBS предлагает пройти экспресс-анализ и оценить возможности быстрого внедрения ЭТрН в процессы компании.