За последние два года многие международные компании приняли решение о выделении российского подразделения в самостоятельное юридическое лицо. В связи с чем мог встать вопрос — что делать с текущей ERP-системой: мигрировать на российское ПО, как правило 1С, или использовать имеющуюся систему. Наиболее острый вопрос для бизнеса — в отношении SAP.
О том, что даст разделение SAP-систем и хорошая ли это альтернатива внедрению при миграции рассказывает Алексей Карамавров, руководитель группы центра компетенций «Финансы» IBS.
Многие компании, особенно в столь сложный период, предпочли бы продолжить использовать имеющуюся систему, но наличие в одной системе данных, относящихся к разным странам, может стать серьезным препятствием. Наиболее распространенным выходом в такой ситуации является миграция методом Greenfield, означающим развертывание отдельной инсталляции системы и перенос в нее только настроек, разработок, а также справочников и остатков по счетам, материалам, основным средствам и т.д.
Важно отметить, что для компаний, использующих SAP ERP или SAP S\4 Hana, доступен вариант по разделению систем, базирующийся на использовании специализированных решений, таких как SAP Landscape Transformation Replication Server (LTRS). При этом подходе создается отдельная инсталляция системы, содержащая, помимо настроек и разработок, мастер-данные (справочники, документы) всех модулей (FI, CO, MM, SD и т.д.), относящиеся к отдельной организационной единице или множеству организационных единиц.
В сравнении с миграцией или переходом внутри одной системы, подход разделения систем с использованием SAP LTRS-решений имеет ряд существенных преимуществ.
Во-первых, это доступ ко всем справочникам и документам, которые ранее были введены в систему. Возможность строить отчеты за любой промежуток времени является ключевым преимуществом для всех бизнес-пользователей. Кроме того, в новой системе сохраняется вся информация о связях между документами и справочниками, что, в свою очередь, позволяет использовать функции перехода между связанными документами разных модулей, просматривать информацию о том, кто и когда вносил изменения в документы, а также, при необходимости, вносить корректировки.
Учитывая особенности перехода на новую систему при выполнении миграции, задача сохранения информации решается с помощью создания архивов с данными с использованием различных инструментов, начиная с выгрузки множества отчетов в формате Microsoft Excel. В свою очередь, это значительно усложняет поиск и сбор информации за предыдущие годы, а также приводит к рискам возникновения ошибок, что особенно критично для ведения бухгалтерского учета и формирования налоговой отчетности.
Во-вторых, разделение системы занимает значительно меньше времени. При использовании решения SAP LTRS проект может быть завершен в срок от двух до шести месяцев, в зависимости от специфики реализованных в системе SAP бизнес-процессов. При этом схожие по объему проекты внедрения, связанные с переходом на другую ERP-систему, занимают от шести месяцев. Сокращение времени связано с тем, что многие этапы, к примеру, загрузка остатков и справочников — отсутствуют. А этапы проектирования и тестирования требуют значительно меньше времени из-за малого количества изменений в бизнес-процессах.
Также стоит обратить внимание, что этот подход позволяет выполнить переход на новую систему с минимальным временем недоступности системы (downtime), связанным с переключением пользователей на новую инстанцию без необходимости в организации двойного ввода документов в несколько систем.
В-третьих, разделение имеет минимальное воздействие на бизнес-процессы компании. Пользователи продолжают работать в хорошо известной для них среде, имеют возможность использовать те же инструменты для ввода данных и построения отчетов. Таким образом, задача обучения персонала не стоит.
Основным минусом такого решения можно считать то, что быстрая реализация проекта возможна только при наличии специализированных решений, которые приобретаются и устанавливаются отдельно. Проект разделения может быть реализован с использованием имеющихся в системах SAP ERP и SAP S\4 Hana инструментариев, однако занимает больше времени из-за необходимости в разработке дополнительного функционала.
В заключении важно отметить, что реализация подхода в значительной степени зависит от особенностей настройки организационных единиц в системе и от интеграционного взаимодействия между системами, поэтому предпроектное обследование является важной частью реализации проекта, хотя и занимает значительно меньше времени в сравнении с миграцией.