Финансовые организации регулярно оптимизируют свои бизнес-процессы. Это необходимо из-за частых изменений законов, усиления конкуренции, развития технологий и новых запросов клиентов. С этой целью многие компании используют low-code BPM-системы.
Такие платформы позволяют автоматизировать типовые операции, например обработку заявок или согласование документов, без привлечения команды программистов. Администраторы бизнес-процессов могут сами настраивать рабочие процессы через визуальные интерфейсы. Low-code системы не заменяют основное банковское или страховое ПО, а дополняют его. Они помогают объединить разрозненные информационные системы в общие бизнес-процессы.
Что такое low-code платформа
Low-code — это способ разработки с минимальным использованием кода. Пользователи могут самостоятельно перестраивать систему без помощи разработчиков. При необходимости можно добавлять небольшие фрагменты кода для реализации специфических функций.
BPM-система — это ПО для управления бизнес-процессами компании. Low-code BPM-система объединяет эту функцию с принципами low-code разработки, позволяя пользователям быстро создавать, настраивать и оптимизировать рабочие процессы без глубоких знаний программирования. Она использует визуальные конструкторы и готовые компоненты, что ускоряет автоматизацию, повышает гибкость бизнеса и снижает требования к техническим навыкам команды.
Примеры проблем финансового сектора, решаемые с помощью low-code BPM
Негибкость бизнес-процессов. Финансовые организации постоянно сталкиваются с новыми требованиями регуляторов и рыночными изменениями. Это требует оперативной корректировки бизнес-процессов, но адаптация существующих IT-систем часто занимает месяцы.
В low-code BPM-системе можно быстро менять процессы. Время реакции на внешние факторы сокращается до нескольких дней или даже часов.
Отсутствие прозрачности в работе разных отделов. Процесс согласования договора обычно проходит через несколько отделов. Нередко это происходит просто через пересылку по почте и постоянные напоминания коллегам. Причём разные варианты договора могут одновременно находиться у нескольких сотрудников. Потом сложно отследить, кто и какие правки вносил в документ.
В low-code BPM-системе создаётся единая среда для работы с документами. Можно настроить индивидуальные маршруты согласования для разных типов договоров, учитывая их специфику и требования организации. Система создаёт маршрут движения документа, назначает ответственных и устанавливает сроки для каждого этапа. Все участники процесса могут видеть, на каком этапе находится документ, кто сейчас с ним работает и сколько времени осталось до дедлайна.
Разрозненное хранение данных. Так, для сводного отчёта аналитик должен сначала выгрузить данные из нескольких систем, а потом вручную свести их в Excel.
Low-code BPM-системе интегрируется с другими решениями через API и готовые коннекторы. Это позволяет создать единую экосистему, объединяющую различные бизнес-процессы компании. По мере роста бизнеса платформу можно масштабировать, добавляя новые модули и функции без полной перестройки системы.
Сотрудникам не придётся переключаться между разными приложениями или дублировать данные. А автоматизация рутинных операций вроде составления сводных отчётов или формирования договора освобождает время сотрудников для более важных задач.
Использование множества программ, зачастую дублирующих друг друга. Согласно отчёту McKinsey, крупные финансовые институты могут использовать более тысячи различных приложений. А это означает большие расходы на лицензирование и обучение персонала.
Low-code BPM-система сокращает затраты не только на лицензии, но и на обслуживание. Компания может поддерживать такую систему силами своих сотрудников и не привлекать внешних специалистов.
Сравнение совокупной стоимости владения набора программа и единой low-code платформы
Фонд «Сколково» и Аналитический центр TAdviser провели глубинное исследование, по результатам которого составили рейтинг процессных low-code платформ. Лидерами стали «Первая Форма», BPMSoft, ELMA и GreenData.
Автоматизация финансовых организаций на базе «Первой Формы»
«Первая Форма» — это low-code BPM-система для автоматизации всех бизнес-процессов. Она подходит для банков, лизинговых и кредитных организаций, пенсионных и инвестиционных фондов. Система предоставляет инструменты для работы с задачами, ЭДО и КЭДО, управления проектами и контроля расходования бюджета.
Благодаря наличию API, «Первая Форма» легко интегрируется с другими решениями, используемыми в финансовом секторе. Это обеспечивает совместимость бухгалтерскими и финансовыми системами, системами ЭДО, банковским ПО и госсистемами.
В системе доступно шифрование данных и режим конфиденциальности, разграничение прав доступа, двухфакторная аутентификация.
Рассмотрим примеры внедрения системы в этой отрасли.
Ускорили согласование документов и настроили электронный архив с ролевым доступом для ООО СК «УРАЛСИБ СТРАХОВАНИЕ»
Предыдущее решение уже не отвечало потребностям страховщика и трудно поддавалось кастомизации, поэтому в компании приняли решение перейти на систему электронного документооборота на базе «Первой Формы».
Все виды документации, кроме нетиповых договоров страхования, создаются сразу в системе на основе загруженных шаблонов. Для каждого типа документа предусмотрена своя матрица согласования: договоры страхования и договоры на закупку канцтоваров одобряют разные отделы.
Новые опции ускорили процесс согласования на 20%
Одна из «фишек» — запрос мнения. В этом случае документ отправляют сотруднику, которого нет в списке согласования. Например, если в договоре есть спорный момент, его показывают ещё одному юристу, чтобы узнать несколько мнений.
Также в «Первой Форме» объединили текущий документооборот и имеющийся в компании электронный архив с 40 тыс. документов. Чтобы соблюдать конфиденциальность и не допускать исправлений в уже одобренном всеми файле, настроили ролевую модель доступа.
Ещё в системе упростили создание протоколов по работе Комитетов при Правлении компании. Встроенный модуль позволяет оперативно провести голосование и зафиксировать его результаты, создать протокол и выставить задачи ответственным сотрудникам, а затем отслеживать их статус. За два года в системе создали больше 180 тыс. задач.
Задачу можно поставить любому сотруднику компании. Если он не находится в прямом подчинении у инициатора процесса, потребуется ещё согласование у руководителя
Упорядочили работу клиентских отделов и техподдержки
Крупный российский финансовый холдинг состоит из нескольких компаний, каждая из которых специализируется на определённом направлении: банковские услуги, страхование, управление активами. При этом у всех были разные CRM-системы. Из-за этого сотрудники не видели полной картины по клиенту, если он обслуживался в нескольких направлениях. В такой ситуации было тяжело заниматься кросс-продажами, а обслуживание затягивалось.
Проблемы наблюдались и в организации технической поддержки. Сотрудники оставляли заявки через тикет-систему, при этом не могли потом отследить их статус. А специалистам первой линии приходилось вручную сортировать обращения, определять их приоритет и назначать исполнителей. Из-за этого время обработки запросов увеличивалось.
Решением стал переход на единую для всех направлений бизнеса CRM-систему и Service Desk на базе «Первой Формы». Теперь менеджеры видят полную историю взаимодействия с клиентом и все его продукты в одном окне, а также получают подсказки на каждом этапе сделки.
Поступающие заявки в техподдержку система автоматически распределяет между техспециалистами в соответствии с их загрузкой. А сотрудники-заказчики могут посмотреть статус своего обращения в системе.
Автоматизировали контроль за платежами по лизинговым договорам
Ранее менеджеры каждый день загружали информацию о поступивших платежах из банк-клиента в Excel. Затем они вручную сверяли эти данные с графиками платежей в 1С. О должниках сообщали по электронной почте в отдел по работе с дебиторской задолженностью. Из-за ручной обработки данных на это уходила половина дня.
Мы настроили интеграцию «Первой Формы» с банк-клиентом и учётной системой 1С клиента. Теперь каждую ночь происходит автоматическая выгрузка данных о поступивших платежах из банк-клиента в «Первую Форму», а также синхронизация с 1С. Система сравнивает полученные данные с графиком платежей.
При выявлении просрочки автоматически создаётся задача с указанием срока и ответственного менеджера. В ней можно сформировать официальное письмо по шаблону и сразу же из системы направить его клиенту.
Также система формирует ежемесячный отчёт с общей суммой просрочек, динамикой погашения задолженностей и прогнозом денежного потока на следующий месяц.
В 2023 IBS запустил услугу по поддержке low-code-платформ, в которую входит устранение ошибок, обновление системы до актуальной версии, настройка бизнес-процессов, разработка и адаптация системы, тестирование и выполнение релиза изменений.
Если вы тоже хотите оцифровать бизнес-процессы в своей компании, запишитесь на демо-встречу. Мы подробно ответим на все вопросы.