SRM-системы 2025: как автоматизировать закупки и оптимизировать работу с поставщиками

Исследование McKinsey показывает: компании, которые выстраивают грамотное управление закупками и взаимоотношениями с поставщиками, растут в 2 раза быстрее конкурентов. Для этого они используют автоматизированные SRM-системы, которые позволяют вести базу поставщиков, оценивать их, контролировать сроки поставок и качество продуктов. Рассказываем, как правильно выбрать и внедрить такое решение, чтобы повысить эффективность закупочных процессов и компании в целом.

Зачем бизнесу SRM-система

SRM-система — это специализированное программное обеспечение, которое автоматизирует и оптимизирует весь закупочный цикл: от выявления потребности в товаре или услуге до формирования заказа, контроля поставки и работы с закрывающими документами. Такие решения позволяют выстраивать стратегические взаимоотношения с поставщиками и эффективно расходовать бюджет.

Согласно отчёту Keevlar, автоматизация закупочных процессов позволяет сократить время на рутинные задачи на 60%, снизить риск ошибок на 56% и на 40% быстрее реагировать на изменения рынка.

Ключевые проблемы, которые решает SRM-система:

Хаос в базе поставщиков. В крупных компаниях часто работают с сотнями, а иногда и тысячами контрагентов. Без централизованной системы разные подразделения могут заключать договоры с одними и теми же поставщиками на разных условиях, что приводит к несогласованности и финансовым потерям.

В автоматизированной системе можно реализовать личный кабинет для поставщиков, в котором они смогут управлять номенклатурой товаров и реагировать на запросы компании. Вся информация о поставщике будет храниться в единой базе.

Согласование документов и запросов во внешних решениях. Часто сотрудники общаются с контрагентами в сторонних мессенджерах, но это небезопасно: исследования показывают, что 83% популярных решений содержат критические уязвимости в протоколах шифрования. Это значит, что конфиденциальная информация может попасть к злоумышленникам.

Также общение в разрозненных мессенджерах вызывает путанницу: менеджер в разы дольше ищет, в каком чате он отправил документ. Отследить изменения тоже становится сложно. Многие SRM-системы можно интегрировать с решениями для электронного документооборота — это позволяет создавать, подписывать и хранить документы в едином контуре.

Отсутствие аналитики для принятия стратегических решений. Без автоматизации процессов менеджерам приходится собирать и анализировать данные вручную. По данным IBM, SRM-система помогает ускорить оценку и работу с данными с нескольких дней до десяти минут.

Непрозрачность процессов и риски. В единой информационной системе компания может вести переговорные кампании, контролировать договорные обязательства поставщиков, а также формировать стратегию взаимодействия с ними. Это позволяет уменьшить задержки поставок, предвидеть изменения на рынке, вовремя реагировать на проблемы.

Автоматизированные SRM-решения позволяют выстроить весь цикл работы с закупками.

Современные решения для управления взаимоотношениями с поставщиками решают эти задачи комплексно. Они позволяют контролировать все этапы закупок и стандартизировать процессы, что помогает снижать риски и строить взаимовыгодное сотрудничество.

Какие бывают SRM-системы

Современные платформы для управления взаимоотношениями с поставщиками можно разделить на три категории:

Комплексные специализированные решения — это системы, созданные специально для автоматизации закупочной деятельности. Они предлагают глубокую проработку всех этапов закупочного цикла — от планирования потребностей до оценки эффективности работы с поставщиками и проведения тендеров.

Универсальные low-code платформы с SRM-функционалом — это гибкие решения, которые можно быстро настроить под потребности и процессы конкретной организации. Low-code подход позволяет выполнить большинство настроек с помощью визуальных инструментов, силами специалистов без глубоких технических знаний.

Нишевые отраслевые решения — это системы, разработанные для определённых отраслей или узких задач, например, для госзакупок, строительных тендеров или закупок в фармацевтике.

При выборе SRM-системы стоит учитывать масштаб закупочных процессов, необходимость интеграции с имеющейся ИТ-инфраструктурой и стратегические цели компании. Оцените не только функциональность, но и общую стоимость владения. Оптимальное решение должно сочетать готовые функции с возможностями кастомизации, чтобы система могла адаптироваться к будущим изменениям бизнес-требований.

Как выбрать и внедрить SRM-систему: пошаговая инструкция

Внедрение системы управления взаимоотношениями с поставщиками — это серьёзный проект, который может либо значительно оптимизировать закупочную деятельность, либо превратиться в «чёрную дыру» для бюджета. Мы подготовили памятку, которая поможет пройти этот путь с минимумом ошибок.

Шаг 1: соберите рабочую группу

Успех внедрения SRM-решения напрямую зависит от того, учтёте ли вы задачи и интересы не только отдела закупок, но и смежных команд. Включите в рабочую группу:

• руководителя проекта, который будет координировать все работы и нести ответственность за результат;
• представителей отдела закупок от руководителей до рядовых специалистов;
• ИТ-экспертов, которые оценят техническую совместимость и возможности интеграции;
• финансистов для контроля бюджетирования закупок в системе;
• юристов, которые проверят соответствие процессов нормативным требованиям;
• представителей производства, маркетинга и других отделов — они будут формировать заявки в системе.

Шаг 2: проанализируйте текущие процессы

Без анализа текущих процессов есть риск перенести в автоматизированную систему неэффективные практики. Чтобы отследить и исправить их:

• составьте карту процессов «как есть» — от возникновения потребности до оплаты и оценки результатов;
• выявите «узкие места», например, многоуровневые согласования, которые можно упростить;
• определите, какие процессы нуждаются в полной перестройке, а какие можно просто оцифровать.

Особое внимание уделите тому, как сейчас происходит работа с базой поставщиков и оценка их деятельности. Часто именно здесь скрывается наибольший потенциал для оптимизации и автоматизации при помощи ИИ.

Шаг 3: сформулируйте метрики успеха

Определите конкретные показатели, по которым будете оценивать эффективность внедрения:

• операционные метрики — длительность цикла закупки, трудозатраты и количество ошибок;
• финансовые метрики — стоимость обработки одной заявки;
• метрики работы с поставщиками — скорость оценки и выбора поставщика, своевременность поставок, количество рекламаций в адрес контрагентов;
• метрики качества и соответствия — доля заявок, закрытых в срок, прозрачность процессов, удовлетворённость внутренних заказчиков.

Шаг 4: сформируйте функциональные требования к SRM-системе

В SRM-системе должны быть инструменты, которые позволят реализовать ранее описанные процессы. Вот так может выглядеть примерный список:

• возможность вести справочники брендов, ставок НДС, товарных групп, ТН ВЭД и других категорий;
• гибкие настройки прав и доступов для пользователей;
• личный кабинет поставщика с возможностью самостоятельной регистрации;
• ведение номенклатур товаров;
• работа с рекламациями;
• система уведомлений;
• интеграция с электронными подписями и сервисами для документооборота;
• формирование отчётов, сбор аналитических данных и отображение в разных визуальных представлениях.

Справочники в SRM-системе можно подключить ко всем ключевым процессам: формированию заявок, оценке коммерческих предложений, созданию рекламаций.

Шаг 5: выберите вендора

Изучите доступные решения на рынке и проведите демонстрации продуктов, наиболее отвечающих вашим требованиям. При выборе платформы обращайте внимание на:

Функциональность и интерфейс. Обратите внимание на то, можно ли платформу быстро и гибко адаптировать под изменения, насколько прост её интерфейс.

Возможность интеграций. Убедитесь, что систему можно интегрировать с дополнительными решениями: ERP-системами, сервисами логистики, тендерными площадками.

Защищённость. Этот критерий особенно важен, если вы работаете с конфиденциальной информацией. Узнайте, можно ли разместить систему в закрытом контуре и гибко настроить доступы для сотрудников и поставщиков.

Шаг 6: подготовьте сотрудников

Внедрять новое решение стоит постепенно, чтобы сотрудники успели освоиться в нём. Например, можно начать с автоматизации закупок нетоварной продукции в офис — команда научится формировать потребности, согласовывать заявки, анализировать коммерческие предложения с помощью цифровых инструментов.

Но даже в этом случае стоит заранее подготовить сотрудников к тому, что привычный сценарий их работы изменится. Проводите встречи, подсвечивайте выгоды от внедрения, выделите человека, который будет готов отвечать на вопросы.

Благодаря такому подходу персонал быстрее привыкнет к системе и легче воспримет перемены, возможное сопротивление будет меньше.

Шаг 7: проведите тренинги для поставщиков

Заранее сообщите текущим поставщикам о грядущих изменениях: отправьте официальные уведомления за 1−2 месяца и подчеркните преимущества внедрения SRM-системы для них самих. Особое внимание уделите поставщикам, от которых критически зависит ваш бизнес.

Подготовьте обучающие материалы: проведите вебинары и создайте инструкции по использованию платформы, организуйте линию поддержки или чат-бота, который сможет оперативно отвечать на вопросы поставщиков. Например, ИИ-агенты могут собирать инструкции по материалам из корпоративной базы знаний под конкретную проблему, и они реагируют быстрее сотрудника техподдержки.

Шаг 8: протестируйте систему

Попробуйте реализовать в системе различные сценарии работы вместе с ключевыми сотрудниками и поставщиками. Это поможет выявить ошибки и оптимизировать настройки.

Шаг 9: регулярно обновляйте систему

Вендоры постоянно добавляют в продукты новые функции. Обращайте на них внимание, чтобы сделать процессы ещё эффективнее.

Лучшие SRM-решения в 2025 году

Фонд «Сколково» и аналитический центр TAdviser провели масштабное исследование российского рынка SRM-систем. Оно состояло из трёх этапов: анкетирования разработчиков, демонстрации решений и глубинных интервью с руководителями служб снабжения и закупок.

Авторы изучили практики применения SRM-систем, собрали ожидания компаний от российских решений и сравнили их с предложением на рынке. Представляем обзор продуктов из топ-5 рейтинга.

B2B Altis

Специфика: Система предназначена для автоматизации закупок. Для цифровизации других бизнес-процессов понадобятся дополнительные корпоративные решения

Основные возможности: Работа с закупками от поиска поставщика до оплаты, включая заявки, планирование, тендеры, контракты. Поддерживает ESG-анкетирование, скоринг поставщиков и оптимизационные сценарии выбора победителей тендеров

Используемые технологии ИИ: Машинное обучение для анализа тендеров, классификации торговых процедур и интеллектуальных подсказок, обработка обращений в поддержку с помощью ИИ

Мобильное приложение: Нет

Масштабируемость: Модульная структура позволяет гибко расширять возможности системы под потребности компании

Варианты размещения: SaaS

Наличие техподдержки: Да, частично с помощью ИИ

Интеграция: Поддерживает интеграцию с внутренними ERP-системами и внешними базами данных для бесшовного взаимодействия с контрагентами

Безопасность: Механизмы идентификации, аутентификации и авторизации

Реестр отечественного ПО: Да

«Первая Форма»

Специфика: Универсальная платформа без отраслевой специализации, подходит для различных бизнес-задач. Автоматизация документооборота, управления проектами, CRM, SRM, В2В2С-решении и корпоративных коммуникаций, создание цифровых рабочих мест

Основные возможности: Система объединяет компанию-заказчика и поставщиков в едином информационном пространстве, автоматизируя полный цикл закупочных процессов — от формирования потребности до исполнения контракта

Используемые технологии ИИ: ИИ-агенты в системе выполняют задачи менеджера среднего звена. Они могут оценивать поставщиков, анализировать взаимодействие и предлагать изменения для договоров, отвечать на вопросы поставщиков

Мобильное приложение: Да

Масштабируемость: Low-code позволяет гибко настраивать процессы с любой отраслевой спецификой, сложные автоматизации создаются с помощью собственного языка SMART

Варианты размещения: on-premises, SaaS

Наличие техподдержки: Да

Интеграция: поддерживает интеграцию с любыми внешними сервисами по API-методам

Безопасность: механизмы идентификации, аутентификации и авторизации

Реестр отечественного ПО: да

ЛотЭксперт

Специфика: Система предназначена только для автоматизации закупок. Для цифровизации смежных и других бизнес-процессов понадобятся дополнительные корпоративные решения

Основные возможности: Комплексное решение для автоматизации полного цикла управления закупками, от планирования расходов, заявочной кампании и проведения закупочных процедур до контроля исполнения договоров, аналитики и отчётности. Поддерживает генерацию договоров, интеграцию с бухгалтерскими системами и государственными реестрами

Используемые технологии ИИ: Нет

Мобильное приложение: Да

Масштабируемость: Гибкая архитектура позволяет настроить решение под потребности разных отделов

Варианты размещения: on-premises, SaaS

Наличие техподдержки: Да

Интеграция: Интеграция с 1С, ЕИС, ЕГРЮЛ/ЕГРИП и другими федеральными базами данных. Также поддерживает проверку контрагентов через СПАРК и СБИС

Безопасность: Механизмы идентификации, аутентификации и авторизации

Реестр отечественного ПО: Да

Comindware

Специфика: Универсальная платформа без отраслевой специализации; подходит для различных бизнес-задач

Основные возможности: Low-code платформа для управления бизнес-процессами (BPM), проектами и кейсами. Позволяет разрабатывать приложения, управлять данными и процессами через графическую базу данных

Используемые технологии ИИ: ИИ используется для аналитики и оценки данных

Мобильное приложение: Да

Масштабируемость: Low-code позволяет реализовать любые процессы без сложных доработок решения

Варианты размещения: om-premises, SaaS

Наличие техподдержки: Да

Интеграция: Поддерживает интеграцию по API-методам

Безопасность: Механизмы идентификации, аутентификации и авторизации

Реестр отечественного ПО: Да

Agora

Специфика: Система предназначена для автоматизации закупок. Для цифровизации смежных и других бизнес-процессов понадобятся дополнительные корпоративные решения

Основные возможности: Автоматизация закупок от верификации и оценки поставщика до проведения оплаты

Используемые технологии ИИ: Нет

Мобильное приложение: Да

Масштабируемость: Комбинированная архитектура позволяет расширять возможности системы микросервисами и модулями с дополнительными функциями под потребности заказчика

Варианты размещения: on-premises, SaaS

Наличие техподдержки: Да

Интеграция: Интеграция с внешними сервисами с помощью API-методов

Безопасность: Механизмы идентификации, аутентификации и авторизации

Реестр отечественного ПО: Да

Далее мы рассмотрим примеры автоматизации в таком решении — low-code BPM-системе «Первая Форма».

Как предприятия управляют закупками с помощью SRM-системы на базе «Первой Формы»

Сеть спортивных магазинов «Спортмастер». Раньше работу с заявками на закупку вели в разрозненных Excel-таблицах. Компания внедрила портал для сбора и консолидации заявок на закупку нетоварной продукции в 450 магазинов по всей России. Благодаря этому:

• сотрудники всегда видят, какие товары доступны для заказа;
• ответственные менеджеры получают уже сформированные заявки и меньше допускают ошибок;
• менеджеры по закупкам на местах могут отследить статус своих запросов.

OBI. Раньше работу сотнями поставщиков вели в Excel. Автоматизация в BPM-системе позволила:

• автоматизировать процесс подготовки и согласования договоров;
• вести актуальный реестр запросов на доставку товара клиентам;
• организовывать и вести постпереговорые сессии в срок;
• сократить количество ошибок до 0,1%.

Международная косметическая компания. Сотрудники долгое время работали в SAP SRM, но вендор ушёл из России. Процессы перенесли в «Первую Форму», в которой реализовали:

• централизованное хранение информации;
• личный кабинет для поставщиков, в котором они видят тендеры и могут на них откликаться;
• процесс оценки поставщиков по множеству критериев;
• работу с коммерческими предложениями.

IBS — официальный партнёр «Первой Формы». Реализуем проекты внедрения SRM-системы и автоматизации закупочных процессов для крупного и среднего бизнеса.
Оставить заявку

Выводы: какую пользу бизнесу принесёт SRM-система

Грамотно внедрённая SRM-система качественно меняет работу с поставщиками и повышает эффективность закупок. С ней компании могут:

• централизовать базу поставщиков, исключив дублирование договоров на разных условиях;
• сократить время на рутину и уменьшить количество ошибок;
• создать защищённое пространство для коммуникаций с контрагентами;
• получить аналитику для быстрой оценки поставщиков и принятия решений;
• обеспечить прозрачность всего закупочного цикла.

SRM-решения — это не просто инструмент оптимизации, а стратегический актив для устойчивого развития и конкурентного преимущества. Low-code платформы, подобные «Первой Форме», предлагают баланс между специализированными решениями и гибкой настройкой. Они не только цифровизируют закупки, но и интегрируют их с другими бизнес-процессами.